Как запросить документы у поставщика: план на 2026 год

Коротко: С 1 сентября 2026 года при дистанционной продаже покупателю нужно предоставлять ссылку на реестровую запись о сертификате или декларации, а не скан документа. AVITOMA помогает продавцам автоматически отвечать на такие запросы, используя заранее подготовленные шаблоны. Чтобы избежать проблем с надзорными органами и покупателями, важно правильно работать с поставщиками и проверять подлинность всех документов на товар.

Почему важно правильно запрашивать документы у поставщика?

Федеральный закон от 28.12.2024 № 546-ФЗ внёс изменения в статьи 10 и 26.1 закона «О защите прав потребителей». Эти изменения касаются дистанционной торговли и обязывают продавца с 1 сентября 2026 года предоставлять покупателю ссылку на запись о них в соответствующем реестре. Речь идёт о публичной части ФГИС Росаккредитации (pub.fsa.gov.ru) или реестре ЕАЭС. Это требование действует для товаров, которые подлежат обязательному подтверждению соответствия. Перечень таких товаров определяется Постановлением Правительства РФ № 2425 и техническими регламентами ЕАЭС. Если вы продаёте такие товары, вам нужна конкретная информация для проверки и предоставления покупателям.

Неправильный подход к запросу документов у поставщика может привести к серьёзным последствиям: от штрафов и блокировок до судебных разбирательств с недовольными клиентами. Продавец несёт ответственность за достоверность информации о товаре, даже если её предоставил поставщик. Поэтому важно выстроить чёткий процесс получения и проверки всех необходимых сведений.

Для примера, продавец на Авито, который торгует детскими игрушками, обязан предоставить подтверждение безопасности продукции. Если он получит от поставщика только скан декларации, которая на самом деле просрочена или выдана на другую партию, то при первой же проверке Роспотребнадзора может получить крупный штраф. Помимо штрафа, товар могут изъять из оборота, а репутация магазина будет подорвана.

Ошибка №1: Просить «сертификат» вместо номера реестровой записи

Многие продавцы по старинке запрашивают у поставщиков «сертификат» или «декларацию», подразумевая под этим скан документа. Это неправильный подход в реалиях 2026 года.

Чем кончается?

Поставщик может прислать скан, который легко подделать или который уже недействителен. Вы, в свою очередь, передадите его покупателю, и при первой же проверке или жалобе выяснится, что документ не имеет юридической силы. С 1 сентября 2026 года требование к продавцам — предоставлять ссылку на реестровую запись. Если у вас её нет, вы не сможете выполнить это требование.

Как правильно?

Всегда запрашивайте у поставщика регистрационный номер документа и наименование органа, выдавшего документ. С помощью этих данных вы сможете самостоятельно найти запись в реестре. Если поставщик не может предоставить эти данные, это повод задуматься о его добросовестности. Ваша цель — получить ссылку на запись в публичной части ФГИС Росаккредитации или реестре ЕАЭС.

Пример из практики: Продавец на Авито, торгующий бытовой техникой, до 2026 года запрашивал у поставщиков только сканы деклараций. После вступления в силу новых требований, один из её постоянных покупателей запросил ссылку на реестровую запись. Продавец обратился к поставщику, но тот не смог предоставить нужную информацию, так как декларация была оформлена на другую модель. В итоге продавец потерял продажу и столкнулся с риском штрафов, так как несколько месяцев продавал товар без надлежащих документов.

Ошибка №2: Верить скану без проверки в реестре

Получив от поставщика скан сертификата или декларации, многие продавцы успокаиваются и считают вопрос закрытым. Это одна из самых распространённых и опасных ошибок.

Чем кончается?

Скан может быть поддельным, просроченным, или выданным на совершенно другой товар. Если вы не проверите его по официальному реестру, то рискуете продавать несертифицированный товар. При этом ответственность за продажу несертифицированной продукции несёт продавец.

Как правильно?

Каждый полученный регистрационный номер сертификата или декларации нужно проверять в соответствующем реестре. Для сертификатов и деклараций соответствия, выданных в России, это публичная часть ФГИС Росаккредитации. Для документов, выданных в рамках ЕАЭС, существуют соответствующие реестры на сайтах Евразийской экономической комиссии. Проверка занимает несколько минут, но экономит много нервов и денег в будущем.

Допустим, вы продаёте смартфоны. Поставщик прислал вам скан декларации. Если вы не проверите её в реестре, то можете не заметить, что срок действия декларации истёк полгода назад, или она была выдана на партию телефонов, произведенных несколько лет назад, а вы продаёте более новую модель. В результате, при жалобе покупателя, вам придётся доказывать свою добросовестность, что крайне сложно при отсутствии актуальной и правильной документации.

Ошибка №3: Не сверять наименование и модель в документе с тем, что реально продаётся

Даже если документ подлинный и есть в реестре, это не гарантирует, что он относится именно к вашему товару. Часто продавцы упускают этот момент.

Чем кончается?

Поставщик может предоставить документ на похожий, но не идентичный товар, или на другую модификацию. При проверке выяснится, что ваш товар не имеет подтверждения соответствия, несмотря на наличие «документа». Это равносильно его отсутствию.

Как правильно?

Всегда внимательно сверяйте информацию в реестровой записи: полное наименование товара, модель, артикул, торговую марку. Они должны полностью совпадать с тем товаром, который вы фактически продаёте. Если есть расхождения, требуйте от поставщика документ, соответствующий именно вашему товару.

Представьте ситуацию: вы закупаете партию электросамокатов одной модели. Поставщик предоставляет сертификат на «Электросамокат Турбо». При проверке в реестре вы видите, что сертификат действительно существует, но в нём указана другая модель. Различия могут быть незначительными внешне, но по техническим характеристикам (мощность двигателя, ёмкость батареи) они критичны. Если вы продадите одну модель под сертификатом другой, то в случае поломки или претензии покупателя, вы окажетесь в затруднительном положении, так как подтверждения соответствия на фактически проданный товар у вас нет.

Ошибка №4: Не спрашивать про срок действия документа

Сертификаты и декларации имеют ограниченный срок действия. Не все продавцы это учитывают при получении документов.

Чем кончается?

Вы можете получить документ, который уже истёк или истечёт в ближайшее время. Продажа товара по недействующему документу влечёт те же последствия, что и продажа без него. При этом, по нашим наблюдениям, покупатели на Авито всё чаще проверяют срок действия документов.

Как правильно?

При проверке реестровой записи всегда обращайте внимание на даты начала и окончания действия документа. Убедитесь, что срок действия покрывает весь период, в течение которого вы планируете продавать товар. Если срок подходит к концу, заранее договоритесь с поставщиком о предоставлении нового документа.

Для примера, вы закупаете партию импортной косметики, срок годности которой составляет 2 года. Поставщик предоставляет декларацию, действующую ещё несколько месяцев. Если вы не обратите на это внимания, то через несколько месяцев вся оставшаяся партия косметики будет продаваться без действующего документа. Это может привести к штрафам, изъятию товара и потере доверия покупателей. Рекомендуется запрашивать документы, срок действия которых покрывает как минимум срок реализации товара, плюс небольшой запас.

Ошибка №5: Принимать документ, оформленный на другого изготовителя или другую партию

Иногда поставщики предоставляют документы, выданные на другого изготовителя или для другой партии товара. Это грубое нарушение.

Чем кончается?

Сертификат или декларация подтверждают соответствие конкретного товара, произведённого конкретным изготовителем. Если в документе указан другой производитель или другая партия, то формально ваш товар не имеет подтверждения соответствия. Это может стать причиной претензий со стороны покупателей и надзорных органов.

Как правильно?

Убедитесь, что в реестровой записи указан тот же изготовитель, что и на упаковке товара, и что документ распространяется на партию, которую вы приобретаете. Если вы работаете по договору поставки, номер и дата договора должны быть указаны в документах.

Например, вы закупаете текстиль у российского поставщика, который, в свою очередь, импортирует его из Китая. Поставщик предоставляет декларацию, оформленную на китайского производителя. При этом в реестре вы видите, что декларация выдана на другую российскую компанию. Это означает, что товар, который вы получаете, не имеет должного подтверждения соответствия, так как декларация оформлена не на того импортера или производителя, от которого вы фактически получаете товар. В такой ситуации вам необходимо требовать документ, который оформлен на вашего непосредственного поставщика или на того импортера, кто ввёз товар в страну.

Ошибка №6: Не фиксировать договорённости письменно

Многие вопросы с поставщиками решаются в устной форме или по переписке в мессенджерах. Это создаёт риски для продавца.

Чем кончается?

В случае возникновения проблем с качеством товара или отсутствием документов, поставщик может отказаться от своих обещаний. Без письменной фиксации договорённостей будет сложно доказать свою правоту.

Из практики AVITOMA: Мы видим, что вопросы о документах на товар возникают у покупателей на Авито постоянно. Наш AI-сотрудник, работающий через официальный API Авито, обрабатывает тысячи таких диалогов в месяц, отвечая 24/7. Если продавец не имеет чёткой информации или не может быстро её предоставить, теряется доверие и потенциальная продажа.

Как правильно?

Всегда фиксируйте в договоре поставки или дополнительном соглашении обязательства поставщика по предоставлению документов, их перечень, формат и сроки. Вся переписка по вопросам документов должна вестись по электронной почте или в корпоративных мессенджерах с последующим сохранением.

Как это работает на практике: Продавец договорился с поставщиком по телефону о предоставлении всех сертификатов на новую партию обуви. Поставщик обещал «всё прислать». Когда обувь пришла, сертификатов не оказалось. Продавец пытался связаться с поставщиком, но тот стал игнорировать звонки. Поскольку письменных договорённостей не было, продавцу было крайне сложно доказать факт обещания. В итоге, он был вынужден задержать продажу партии, пока не урегулировал вопрос, потеряв заметную часть от планируемой прибыли за месяц.

Ошибка №7: Откладывать разговор до претензии покупателя

Самая большая ошибка – ждать, пока покупатель задаст вопрос о документах или, что хуже, подаст жалобу. Это всегда реактивное поведение, которое ставит вас в невыгодное положение.

Чем кончается?

Если покупатель запросит ссылку на реестровую запись, а у вас её нет, вы не сможете быстро ответить. Это приведёт к потере доверия, отказу от покупки и, возможно, негативному отзыву. Если же дело дойдёт до жалобы в надзорные органы, у вас будет очень мало времени на поиск и предоставление документов, что чревато штрафами.

Как правильно?

Запрашивайте все необходимые документы у поставщика до того, как товар поступит к вам на склад и будет выставлен на продажу. Включите это в свой стандартный процесс закупки. AVITOMA может помочь вам оперативно отвечать на вопросы покупателей о документах, используя подготовленные вами шаблоны и ссылки на реестровые записи. Это позволяет обрабатывать запросы мгновенно, даже когда вы не онлайн, и поддерживать высокий уровень сервиса.

Цена ошибки: Предположим, вы продаёте на Авито товар. Если часть покупателей запросят документы, а вы не сможете их оперативно предоставить, то рискуете потерять выручку из-за сорванных сделок. Добавьте сюда потенциальные штрафы и негативные отзывы, которые снижают будущие продажи, и становится понятно, что проактивный подход окупается в разы.

План действий: Что спросить у поставщика и как проверить

Чтобы системно подойти к вопросу документов, следуйте этому плану:

1. Составьте список товаров, подлежащих обязательной сертификации/декларированию.
   Критерий «готово»: Есть список товаров, проверенный по Постановлению Правительства № 2425 и техническим регламентам ЕАЭС.
2. Сформируйте шаблон запроса поставщику.
   Критерий «готово»: Готовый текст запроса, включающий все необходимые пункты.
3. Отправьте запрос поставщику.
   Критерий «готово»: Запрос отправлен по официальным каналам связи (электронная почта, корпоративный портал).
4. Получите и проверьте информацию.
   Критерий «готово»: Все полученные данные сверены с реестрами и фактическим товаром.
5. Сохраните подтверждающие документы.
   Критерий «готово»: Ссылки на реестровые записи и сканы документов сохранены в надёжном месте, привязаны к конкретным партиям товара.
6. Обновите информацию в карточках товаров.
   Критерий «готово»: В описании товаров или в ответе на частые вопросы добавлена информация о наличии документов и ссылки на реестровые записи.

Вот пример шаблона запроса поставщику:

Уважаемый [Имя/Название компании поставщика],

Просим предоставить информацию и подтверждающие документы на следующую продукцию, поставляемую по договору № [номер договора] от [дата договора]:

[Список товаров с указанием наименования, модели, артикула, торговой марки]

В соответствии с Федеральным законом от 28.12.2024 № 546-ФЗ и изменениями в закон «О защите прав потребителей», нам требуется следующая информация для дистанционной продажи с 1 сентября 2026 года:

1. Регистрационный номер сертификата соответствия или декларации о соответствии.
2. Наименование органа, выдавшего документ.
3. Ссылка на запись о документе в публичной части ФГИС Росаккредитации (pub.fsa.gov.ru) или реестре ЕАЭС.
4. Срок действия документа (дата начала и окончания).
5. Полное наименование изготовителя, указанное в документе.

Просим предоставить данную информацию в срок до [дата].

С уважением, [Ваше имя/Название компании]

Таблица для проверки полученных данных:

Детальный пример проверки: Представьте, что вы продаёте детские автокресла. Поставщик предоставил вам номер декларации: ЕАЭС N RU Д-RU.АД84.В.00123/25. Вы выполняете следующие шаги:

1. Заходите на сайт pub.fsa.gov.ru.
2. Вводите номер декларации в строку поиска.
3. Находите запись.
4. Сверяете:
   • Наименование продукции: «Автокресло детское модель “BabySafe Pro”». Если вы продаёте «BabySafe Comfort», то это расхождение.
   • Изготовитель: «ООО “Детский мир”». Если на упаковке у вас «ИП Смирнов», это повод для вопросов.
   • Срок действия: с 01.01.2025 по 31.12.2027. Если сейчас октябрь 2026 года, то документ актуален. Если год позже, то он просрочен.
   • Орган по сертификации: «ООО “Центр Экспертиз”». Сверяете с информацией в реестре.
5. Копируете прямую ссылку на эту запись из браузера. Это и будет та ссылка, которую вы будете предоставлять покупателям.

Что делать, если поставщик не даёт документы?

Иногда поставщики по разным причинам отказываются или затягивают с предоставлением необходимых документов. В такой ситуации у вас есть несколько вариантов действий:

1. Напомните о законодательстве. Вежливо, но настойчиво объясните поставщику о требованиях законодательства (ФЗ № 546-ФЗ, ПП № 2425) и о вашей ответственности как продавца. Подчеркните, что без этих документов вы не сможете легально продавать товар.
2. Предложите помощь. Возможно, поставщик просто не знает, как найти нужную информацию. Предложите ему конкретные ссылки на реестры или алгоритм поиска.
3. Рассмотрите альтернативных поставщиков. Если поставщик систематически отказывается от предоставления документов, это серьёзный повод задуматься о смене партнёра. Работа с недобросовестными поставщиками несёт слишком высокие риски.
4. Не продавайте товар без документов. Если вы не получили подтверждающие документы, не выставляйте товар на продажу. Потери от непроданной партии будут меньше, чем потенциальные штрафы и репутационные издержки.

Помните, что ваша задача – защитить свой бизнес и обеспечить легальность продаж. Правильная работа с документами на товар – это неотъемлемая часть успешной торговли на Авито и других площадках.

Дополнительные меры: Если поставщик продолжает игнорировать запросы, а товар срочно нужен, можно рассмотреть вариант самостоятельного получения декларации соответствия на свою компанию, если вы являетесь импортёром или изготовителем. Это потребует дополнительных затрат (для примера, заметной суммы за одну декларацию, в зависимости от сложности продукции и количества испытаний), но гарантирует легальность продаж. Однако, это применимо не ко всем видам товаров и требует тщательного изучения законодательства.

Частые вопросы