Реестровая запись: как проверить сертификат и декларацию

Коротко: с 1 сентября 2026 года при дистанционной продаже товара, подлежащего обязательному подтверждению соответствия, покупателю необходимо предоставлять ссылку на реестровую запись о сертификате или декларации, а не просто скан документа. AVITOMA помогает продавцам автоматически обрабатывать запросы покупателей о таких ссылках 24/7, обеспечивая соответствие требованиям. Это требование закреплено Федеральным законом от 28.12.2024 № 546-ФЗ, изменившим статьи 10 и 26.1 закона «О защите прав потребителей» и касается тех товаров, перечень которых определён постановлением Правительства № 2425 и техническими регламентами ЕАЭС.

Что такое реестровая запись и чем она отличается от скана?

Представьте, что вы продаёте детские игрушки, которые должны быть сертифицированы. До 1 сентября 2026 года вы могли просто показать покупателю скан или фото сертификата. С этой даты подход меняется. Теперь нужно предоставить прямую ссылку на публичную часть Федеральной государственной информационной системы Росаккредитации (ФГИС Росаккредитации) по адресу pub.fsa.gov.ru или в реестр ЕАЭС.

Реестровая запись — это официальная электронная запись о документе, подтверждающем соответствие товара требованиям безопасности. Она содержит всю информацию о сертификате или декларации: кто выдал, на что, на какой срок, статус документа. Это не просто номер или скан; это подтверждение легитимности документа, которое можно проверить в реальном времени.

Почему это важно? Скан легко подделать или использовать для другого товара. Реестровая запись гарантирует, что документ настоящий, действующий и относится именно к тому товару, который вы продаёте. Для покупателя это дополнительная уверенность в качестве и безопасности покупки, для вас — защита от претензий и соблюдение закона.

Пример из практики: Возьмём продавца, который продаёт детские самокаты. До 2026 года он просто прикладывал к объявлению фото сертификата. С 1 сентября 2026 года, если покупатель запросит подтверждение соответствия, продавец должен будет отправить ему ссылку вида https://pub.fsa.gov.ru/certificate/XXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXXXXX. Эта ссылка ведёт непосредственно на страницу сертификата во ФГИС Росаккредитации, где покупатель увидит все детали: что это за самокат, кто его произвёл, срок действия сертификата и его статус. Если продавец отправит просто скан, он нарушит закон, что может повлечь за собой штрафы для индивидуальных предпринимателей и для юридических лиц за отсутствие информации о товаре.

Как найти реестровую запись в публичной части ФГИС Росаккредитации?

Поиск записи — первый шаг к соблюдению нового требования. Вам понадобится информация о товаре и производителе. Разберём шаги.

Шаг 1. Откройте реестр

Перейдите на сайт публичной части ФГИС Росаккредитации: pub.fsa.gov.ru. Это основная площадка для проверки всех документов.

Шаг 2. Выберите тип документа

В зависимости от вашего товара, это может быть сертификат соответствия, декларация о соответствии, свидетельство о государственной регистрации и так далее. На сайте есть разные разделы для каждого типа документов. Например, для детских товаров часто требуется сертификат соответствия ТР ТС 007.

Шаг 3. Используйте данные для поиска

Есть несколько способов найти нужную запись:

• По номеру документа: Это самый простой и точный способ. Если у вас есть номер сертификата или декларации, введите его в соответствующее поле поиска.
• По наименованию продукции: Если номера нет, попробуйте ввести точное название вашего товара. Учитывайте возможные вариации написания. Иногда стоит попробовать синонимы или более общие названия.
• По ИНН изготовителя (заявителя): ИНН юридического лица или индивидуального предпринимателя, который является изготовителем или заявителем на сертификацию/декларирование. Этот метод особенно полезен, если вы продаёте товары одного производителя. Вы можете найти ИНН компании на сайте egrul.nalog.ru.
• По номеру партии или серии: В некоторых случаях документы привязываются к конкретным партиям товара.

Что делать, если запись не находится?

• Проверьте правильность ввода данных: Ошибки в номере, названии или ИНН — частая причина. Даже лишний пробел или неправильный регистр могут помешать поиску.
• Попробуйте другие параметры поиска: Если поиск по номеру не дал результата, попробуйте наименование продукции или ИНН. Возможно, документ был зарегистрирован на другого заявителя, отличного от изготовителя.
• Проверьте реестр ЕАЭС: Некоторые документы регистрируются в российской системе и в общем реестре Евразийского экономического союза. Ссылка на него обычно есть на главной странице ФГИС Росаккредитации.
• Обратитесь к поставщику/производителю: Если вы перепродаёте товар, запросите у поставщика точные данные для поиска или ссылку на реестровую запись. Возможно, документ ещё не внесён в реестр или был отозван. В идеале, поставщик должен предоставить вам скан и прямую ссылку.
• Оцените риски: Если поставщик не может предоставить корректную реестровую запись, стоит задуматься о продолжении сотрудничества. Продажа несертифицированного товара, или товара с недействительным сертификатом, влечет за собой серьёзные юридические и репутационные риски.

Типичная ошибка: Попытка найти сертификат по названию бренда, а не по наименованию конкретного товара или ИНН заявителя. Часто один бренд производит множество товаров, и сертификаты выдаются на конкретные артикулы или группы товаров, а не на весь бренд сразу. Всегда ищите по максимально конкретным данным.

Что сверить в найденной реестровой записи?

Когда вы нашли запись, не торопитесь. Важно убедиться, что она соответствует вашему товару и является действующей. Вот что нужно проверить:

Как понять, что документ недействующий или приостановлен?

Во ФГИС Росаккредитации статус документа указан явно. Если вы видите «Приостановлен», «Прекращён», «Отменён» или «Архивный» — это означает, что документ недействителен. Продавать товар по такому документу нельзя. Приостановка может быть временной (например, из-за проверки), но до её отмены документ не работает. Отмена или прекращение означают окончательную недействительность. В случае приостановки, часто указывается причина и срок. Если срок не указан, или причина не устранена, документ считается недействующим.

Цена ошибки: Продажа товара с недействительным сертификатом или декларацией приравнивается к продаже товара без подтверждения соответствия. Штрафы для юридических лиц по статье 14.43 КоАП РФ могут достигать значительных сумм при первичном нарушении и ещё больших или приостановления деятельности до 90 суток при повторном. Для ИП суммы меньше, но все равно существенны: заметная сумма за первое нарушение.

Из практики AVITOMA: Наш AI-сотрудник, который обрабатывает тысячи диалогов, часто сталкивается с запросами покупателей о документах. Единый источник актуальных ссылок позволяет AVITOMA давать корректные ответы за секунды, без ручной проверки каждого документа.

План действий: как подготовиться к новым требованиям к 1 сентября 2026 года

Подготовка к новым правилам требует системного подхода. Вот пошаговый план, чтобы вы были готовы к 1 сентября 2026 года.

Шаг 1: Инвентаризация товаров (до 1 июня 2026 года)

• Критерий «готово»: Составлен полный список всех товаров, которые вы продаёте, с указанием артикулов, моделей, марок.
• Действие: Просмотрите весь ваш ассортимент, включая новые поступления и товары, которые давно лежат на складе. Уделите особое внимание товарам из категорий «Детские товары», «Электроника», «Косметика», «Одежда и обувь», «Продукты питания», так как они чаще всего подлежат обязательной сертификации.

Шаг 2: Определение необходимости подтверждения соответствия (до 1 июля 2026 года)

• Критерий «готово»: Для каждого товара из списка определено, подлежит ли он обязательному подтверждению соответствия (сертификации, декларированию, госрегистрации).
• Действие: Изучите Постановление Правительства РФ № 2425 и соответствующие технические регламенты ЕАЭС (например, ТР ТС 007 «О безопасности продукции, предназначенной для детей и подростков», ТР ТС 004 «О безопасности низковольтного оборудования»). Если сомневаетесь, проконсультируйтесь с юристом или органом по сертификации.

Шаг 3: Сбор информации о документах (до 1 августа 2026 года)

• Критерий «готово»: По каждому товару, подлежащему подтверждению соответствия, получены данные (номер документа, наименование продукции, ИНН изготовителя/заявителя, срок действия).
• Действие: Запросите эти данные у своих поставщиков. Настаивайте на предоставлении сканов и точных реквизитов для поиска в реестре. Включите это требование в договоры с поставщиками.

Шаг 4: Поиск и проверка реестровых записей (до 15 августа 2026 года)

• Критерий «готово»: Для каждого товара найдена действующая реестровая запись во ФГИС Росаккредитации (pub.fsa.gov.ru) и сверена вся информация согласно чек-листу из раздела «Что сверить в найденной реестровой записи?».
• Действие: Следуйте инструкциям из раздела «Как найти реестровую запись» и «Что сверить в найденной записи». Фиксируйте все найденные ссылки.

Шаг 5: Создание базы ссылок (до 25 августа 2026 года)

• Критерий «готово»: Сформирована внутренняя база данных или таблица со ссылками на реестровые записи для каждого товара, с возможностью быстрого поиска.
• Действие: Сохраняйте прямые ссылки на каждую запись в удобном для вас формате (например, Google Таблицы, Excel или CRM). Укажите артикул товара, название, ссылку и статус документа. Регулярно обновляйте эту базу.

Шаг 6: Интеграция ссылок в процесс продажи (до 31 августа 2026 года)

• Критерий «готово»: Механизм предоставления ссылки покупателю отработан и автоматизирован.
• Действие: Продумайте, как вы будете давать ссылку покупателю. Это может быть автоматическое сообщение в чате Авито (например, через AVITOMA, которая может хранить эти ссылки и выдавать их по запросу), размещение в описании объявления (если Авито предоставит такую возможность), или отправка по запросу в мессенджерах. Протестируйте процесс несколько раз.

Шаг 7: Обучение команды (до 1 сентября 2026 года)

• Критерий «готово»: Все сотрудники, работающие с продажами, знают, как находить и предоставлять реестровые записи, а также понимают важность этого процесса.
• Действие: Проведите внутреннее обучение. Объясните сотрудникам изменения в законодательстве, покажите, как пользоваться базой ссылок и как правильно отвечать на запросы покупателей. Разработайте скрипты ответов.

Кто отвечает за ссылку, если товар перепродаётся?

Если вы не производитель, а перепродаёте товар, то ответственность за предоставление актуальной и корректной ссылки на реестровую запись лежит на вас как на продавце. Вы — конечная точка контакта с покупателем и именно вы обязаны соблюдать требования закона.

Это означает, что вы должны получить всю необходимую информацию и сами убедиться в наличии и действительности реестровой записи. Недостаточно просто верить поставщику на слово. Заранее запрашивайте у него сканы документов и точные данные для поиска в реестре или уже готовые ссылки.

В случае, если поставщик не может предоставить корректную информацию или ссылка ведёт на недействующий документ, вам следует:

• Не продавать товар до получения действующего документа. Это самый безопасный вариант.
• Запросить у поставщика новый документ. Дайте ему конкретный срок для устранения проблемы.
• Рассмотреть смену поставщика, если проблема повторяется. Надежный поставщик всегда предоставит все необходимые документы и информацию.

Автоматизация этой части работы поможет избежать ошибок и сэкономить время. Например, AVITOMA может хранить все необходимые ссылки и автоматически предоставлять их покупателям по запросу, гарантируя, что вы всегда соблюдаете закон, даже при работе с большим ассортиментом товаров и тысячами диалогов. Это экономит время менеджеров и исключает человеческий фактор.

Кейс: Продавец и поставщик ООО «Лучшие игрушки»

Продавец реализует детские конструкторы. Его поставщик, ООО «Лучшие игрушки», всегда предоставлял ему сканы сертификатов. С приближением 1 сентября 2026 года продавец запросил у поставщика ссылки на реестровые записи. Оказалось, что на часть конструкторов сертификаты просрочены, а на другие — вообще не найдены в реестре по предоставленным данным.

Что сделал продавец:

1. Приостановил продажи этих конструкторов.
2. Отправил поставщику запрос на новые, актуальные сертификаты или точные данные для поиска.
3. Параллельно проверил других поставщиков, чтобы иметь запасной вариант, если ООО «Лучшие игрушки» не решит проблему.
4. Для оставшихся конструкторов, по которым нашлись действующие записи, продавец занёс ссылки в свою базу данных и настроил автоматическую отправку через AVITOMA.

В итоге, продавец избежал штрафов и сохранил репутацию, а часть проблемных конструкторов пришлось вернуть поставщику. Этот пример показывает, что даже при наличии поставщика, который «всегда всё давал», необходимо самостоятельно проверять и контролировать соответствие новым требованиям.

Как автоматизировать предоставление ссылок покупателям?

Ручное копирование и отправка ссылок каждому покупателю может занять много времени, особенно если у вас большой ассортимент или высокий объем продаж. Автоматизация этого процесса становится необходимостью для эффективной работы.

Вариант 1: Внутренняя база и ручная отправка (для небольших объемов)

Если у вас всего несколько товаров, можно создать простую таблицу (например, в Google Sheets) с названиями товаров и соответствующими ссылками. Когда покупатель запрашивает ссылку, вы быстро находите её в таблице и отправляете вручную. Этот метод работает при 10-20 запросах в день, но становится неэффективным при росте.

Вариант 2: Использование возможностей торговых площадок (если есть)

Некоторые маркетплейсы могут предоставить функционал для прикрепления документов или ссылок к карточке товара. По нашим наблюдениям, Авито может внедрить подобные функции. Следите за обновлениями на платформе.

Вариант 3: Автоматизированные решения (для масштаба)

Для продавцов с большим ассортиментом и активными продажами оптимальным решением является использование специализированных сервисов, таких как AVITOMA. Как это работает:

• Централизованное хранение: Вы загружаете все ваши ссылки на реестровые записи в систему AVITOMA.
• AI-сотрудник 24/7: Когда покупатель задаёт вопрос о сертификате или декларации, AI-сотрудник AVITOMA мгновенно распознаёт запрос.
• Автоматическая отправка: Система находит нужную ссылку в вашей базе и отправляет её покупателю в чате Авито за считанные секунды.
• Актуальность: Вы всегда уверены, что предоставляете актуальную и правильную ссылку, не тратя время на ручной поиск.

Преимущества автоматизации:

• Соблюдение закона: Минимизация рисков штрафов и претензий.
• Экономия времени: Менеджеры могут сосредоточиться на более сложных задачах, а не на рутинной рассылке ссылок.
• Улучшение клиентского сервиса: Покупатели получают информацию мгновенно, что повышает их лояльность и доверие.
• Масштабируемость: Система легко справляется с ростом числа запросов и ассортимента товаров.

Инвестиции в автоматизацию окупаются за счет сокращения издержек на ручной труд и предотвращения возможных штрафов. Стоимость таких решений, как AVITOMA, начинается от заметной суммы в месяц, что значительно дешевле содержания штатного сотрудника, который бы занимался этой задачей.

Частые вопросы